Meetings, die ineffizient sind, frustrieren und kosten Schweizer Firmen unzählige Arbeitsstunden und Millionen von Franken. Das verwundert nicht, verbringen doch viele Führungskräfte fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Sitzungen und Konferenzen.
Bevor Sie als Chef die nächste Zusammenkunft einberufen, stellen Sie sich zuerst die lapidare Frage, ob diese überhaupt notwendig ist. Vielleicht wären ja E-Mail, Telefonkonferenzen oder eine Besprechung mit einzelnen Personen effektiver.
Planen und informieren
Ist ein Sitzungstermin nötig, sind sorgfältige Planung und Vorbereitung das A und O: Legen Sie, neben Teilnehmerkreis, Termin, Ort und Dauer, überschaubare Traktanden mit Zeitfenstern und ein klares Sitzungsziel fest. Diese senden Sie mit den nötigen Unterlagen mindestens drei Tage vor der Sitzung an alle Teilnehmenden.
Protokoll muss sein
Am Anfang des Meetings wiederholen Sie das Ziel der Veranstaltung und bestimmen einen Protokollführer. Ziele der einzelnen Traktanden können etwa die reine Informationsvermittlung, ein Brainstorming oder das Festlegen wichtiger Projekt-Meilensteine sein. Achten Sie darauf, die Zeitfenster einzuhalten. Sorgen Sie auch dafür, die Sach- und Beziehungsebene jeweils getrennt zu halten. Beenden Sie das Meeting zur vorgegebenen Zeit mit der Verteilung von Aufgaben und einer Zusammenfassung.
Danke & Deadlines
Und zu guter Letzt: Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden. Wenn Sie Ihre Sitzungen so vorbereiten, durchführen und danach die gesetzten Deadlines zeitnah überprüfen, sind Erfolg und zufriedene Mitarbeitende fast programmiert.
