So holst du das Optimum raus

In fünf einfachen Schritten zur fertigen Steuererklärung

Martin Müller

Das Wichtigste hast du vielleicht schon erledigt, nämlich im vergangenen Jahr die Belege gesammelt und zur Seite gelegt. Ob in einem elektronischen Ordner oder physisch in einem Mäppli, spielt keine Rolle – Hauptsache, griffbereit. Wenn nicht, steht dein Programm für den nächsten verregneten Sonntagnachmittag: Belege suchen. Diese brauchst du auf jeden Fall:

• die letzte Steuererklärung als Vorlage, dazu die definitive Einschätzung des Steueramts,
• den Kontostand per Ende Jahr sowie allfällige Zinsabrechnungen aller Bankkonten und Wertschriftendepots,
• Lohnausweise oder Rentenbescheinigungen,
• Belege, die mögliche Abzüge dokumentieren (3a-Einzahlung, Pensionskasseneinkauf, Belege zu Weiterbildungen, Krankheitskosten, Fremdbetreuung der Kinder, Hypotheken/Schuldzinsen, Spenden etc.).

Artikel aus dem «Beobachter»

Das ist ein Beitrag aus dem «Beobachter». Das Magazin berichtet ohne Scheuklappen – und hilft Ihnen, Zeit, Geld und Nerven zu sparen.

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Kontrolliere die Einreichfrist, die auf der Steuererklärung vermerkt ist: In den meisten Kantonen hat man bis Ende März Zeit, aber in Bern zum Beispiel läuft die Frist für die meisten Steuerpflichtigen bereits am 15. März ab. Wenn du auch nur einen Hauch Zweifel hast, ob du dies schaffst, dann beantrage eine Fristverlängerung. Meist geht dies online und kostenlos. Umso besser, wenn du es dann trotzdem rechtzeitig schaffst.

Achtung: Ist die ordentliche Einreichfrist bereits abgelaufen, ist eine Verlängerung in der Regel nicht mehr möglich. In diesem Fall rufst du umgehend das Steueramt an und bittest um eine Ausnahme, was aber je nachdem Kosten verursachen kann.

Alle Kantone bieten mittlerweile an, die Steuererklärung elektronisch, also am Computer, auszufüllen. Das hat drei entscheidende Vorteile:

• Erstens führt das Programm Schritt für Schritt durch das Formular, was verhindert, dass man wichtige Steuerabzüge vergisst.
• Zweitens werden die Beträge automatisch addiert, was Rechen- und Übertragungsfehler ausschliesst.
• Drittens kann man, je nach Kanton, Belege via Smartphone- oder Computerkamera fotografieren oder vom Desktop hochladen, womit das Einschicken entfällt.
• Und viertens sind in der Regel die Werte des Vorjahrs bereits automatisch übernommen, man muss also nur noch Änderungen eintragen.

Wer damit nicht zurechtkommt und auch keine digitalaffine Person um Hilfe bitten mag, kann aber überall immer noch auf die Papierversion zurückgreifen.

Achte beim Ausfüllen auf diese wichtigen Punkte:

• Einkommen: Trage den Nettolohn ein, so wie er im Lohnausweis zuunterst aufgeführt ist. Hast du einen Nebenverdienst oder mehrere Stellen, dann trage diese als Nebenerwerb separat ein. Allfällige Alimentenzahlungen, die du erhältst, musst du als «Unterhaltsbeiträge» deklarieren.
• Vermögen: Gib jedes Bankkonto an, egal wie tief der Kontostand ist. Der Inhalt des Portemonnaies und sonstiges Bargeld ist steuerfrei, sofern es um geringe Beträge geht. Sind es mehr als 5000 Franken, solltest du das aufführen.
• Abzüge: Am meisten ins Gewicht fallen die Fahrkosten zum Arbeitsplatz und die Berufsauslagen (siehe Merkblätter unten). Alle Erwerbstätigen können entweder die Pauschale (deren Höhe je nach Kanton unterschiedlich ist) oder die effektiven Kosten abziehen. Im zweiten Fall musst du aber jeden einzelnen Posten beziffern, belegen und allenfalls auch begründen können. Wichtig sind ferner der Versicherungsabzug (allein die Krankenkassenprämien übersteigen meistens bereits den maximal möglichen Abzug) und der Abzug für «Beiträge an anerkannte Formen der gebundenen Selbstvorsorge», also die Säule 3a. Dafür musst du zwingend die Einzahlungsbescheinigung der Bank oder der Versicherung beilegen oder hochladen. Oftmals vergessen gehen die Krankheitskosten: Wer hohe Ausgaben hatte für Ärzte, Therapien, Medikamente etc. und diese selbst bezahlen musste, kann sie hier abziehen, muss sie aber detailliert belegen können. Die sogenannten Sozialabzüge (Kinderabzug etc.) macht das Programm in der Regel automatisch aufgrund deiner persönlichen Angaben. Wer Alimente zahlt, kann sie bis zur Volljährigkeit des Kindes auch abziehen.

Ob es reicht, die Online-Steuererklärung einfach elektronisch abzuschicken, oder ob man sie ausdrucken, unterschreiben und einschicken muss, unterscheidet sich je nach Kanton. Achte darauf, dass du die Frist einhältst, auch dann, wenn du eine Fristverlängerung erhalten hast. Sie riskieren sonst eine Busse.

Laut Steuergesetz hat der Staat fünf Jahre Zeit, um die Steuerpflichtigen einzuschätzen. So lange dauert es im Normalfall nicht, aber es können schon Monate vergehen, bis du eine Antwort des Steueramts erhältst. Dumm daran ist, dass du danach nur 30 Tage Zeit hast, um zu reklamieren, falls etwas falsch ist.

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Wichtig jetzt: Nimm die Kopie Ihrer eingereichten Steuererklärung hervor und vergleiche haargenau, welche Änderungen das Steueramt vorgenommen hat. Kontrolliere insbesondere, ob das steuerbare Einkommen und das steuerbare Vermögen mit deinen eigenen Angaben übereinstimmen. Kontrolliere auch, ob die Konfession (zum Beispiel römisch-katholisch) stimmt und ob der richtige Tarif (alleinstehend oder verheiratet/alleinerziehend) angewendet wird.

Nicht immer liefert das Amt auch eine Begründung für Abänderungen. Wenn sie fehlen, frage möglichst rasch telefonisch nach. Hake nach, wenn du etwas nicht verstehst: Du hast ein Recht darauf, zu erfahren, was warum abgeändert wurde.

Es macht Sinn, zuerst die Steuerkommissärin anzurufen, bevor du den Rechtsweg beschreitest. Vielleicht lässt sich ein Fehler oder ein Missverständnis so ohne grosse Formalitäten klären. Aber lasse dir nicht zu lange Zeit, und vor allem: Lasse dich nicht vertrösten. Innerhalb von 30 Tagen seit dem Erhalt der Steuereinschätzung (je nach Kanton sind Abweichungen möglich: Überprüfe dies!) musst du eine Einsprache einreichen, wenn du nicht einverstanden bist – ob du zufällig gerade in den Ferien weilst oder ob du noch auf einen Rückruf des Steuerbeamten wartest, spielt keine Rolle. Wer die Frist verpasst, akzeptiert die Steuerforderung, ob sie nun zurecht erfolgt oder nicht. Dann ist es nur in Ausnahmesituationen möglich, sie noch anzufechten, etwa wenn du belegen kannst, im fraglichen Zeitraum gerade auf der Intensivstation gelegen zu haben.

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Schicke eine Einsprache aus Beweisgründen per Einschreiben, nicht einfach nur per E-Mail. Du musst darin einen Antrag formulieren (was willst du geändert haben?), du musst diesen Antrag begründen (warum ist die Steuereinschätzung falsch?), und du musst allfällige Beweismittel beilegen (siehe Musterbrief unten). Das Einspracheverfahren ist kostenlos, aber oftmals behandelt die gleiche Person deine Reklamation, die zuvor bereits deine Steuererklärung angeschaut hatte.

Wird die Einsprache abgewiesen, kannst du Rekurs (gegen die Kantons- und Gemeindesteuer) beziehungsweise Beschwerde (gegen die direkte Bundessteuer) einreichen, je nach Kanton ans Verwaltungsgericht oder eine andere, im Einspracheentscheid genannte Stelle.

Aber: Jetzt können Kosten entstehen, falls du wieder verlierst. Erkundige dich zuerst, wie hoch die Kosten sein könnten, und setze diese ins Verhältnis zum Steuerbetrag, der umstritten ist. Wäge ab, ob sich das Risiko lohnt.

Die Steuerrechnung ist trotz all Ihren Bemühungen höher als erwartet? Dann beginne jetzt mit den Vorbereitungen für die Steuererklärung der nächsten Periode: Sammle Belege während des Jahres, um schnell und einfach im Frühling des folgenden Jahres darauf zugreifen zu können. Und vor allem: Erledige jetzt die Dinge, die deine kommende Steuerrechnung senken könnten – in erster Linie ist dies die Einzahlung in die Säule 3a. Tue dies nicht erst kurz vor Jahresende, so geht es sicher nicht vergessen, und es trägt länger Zinsen.